Referat Spraw Ogólno - Organizacyjnych i Obywatelskich
Do zadań Referatu spraw ogólno-organizacyjnych należy:
1. W zakresie spraw obsługi kancelaryjnej:
1) obsługa kancelaryjna Urzędu w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji, informacji Urzędu, małej poligrafii oraz wywieszanie pism na tablicach ogłoszeń Urzędu,
2) prowadzenie punktu obsługi interesantów zakresie:
a) udzielania informacji dot. funkcjonowania Urzędu Gminy i jego referatów,
b) miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie oraz innych instytucjach i urzędach,
c) udzielanie porad i pomocy w załatwianiu spraw,
d) przekształcania wniosków przedsiębiorców CEIDG-1 do centralnej ewidencji działalności gospodarczej
e) przyjmowanie pism w przypadkach określonych w kpc i kpa,
3) prowadzenie rejestru delegacji,
4) zarządzanie skrzynką podawczą na Platformie E-PUAP 2,
5) prowadzenie spraw w zakresie wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
6) współdziałanie przy okazji świąt i uroczystości gminnych,
7) udzielanie odpowiedzi z zakresu informacji publicznej,
8) zaopatrzenie w sprzęt, materiały biurowe, środki czystości i przydziały odzieży roboczej pracownikom,
9) Prowadzenie ewidencji prenumerat, wydawnictw, monitorowanie opłacania abonamentu RTV,
2. W zakresie spraw ogólno – organizacyjnych:
1) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, prowadzenie ewidencji, kasowanie,
2) prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dokonywanie analizy prawidłowości składanych oświadczeń,
3) opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu i Regulaminu Pracy oraz wniosków zmierzających do poprawy funkcjonowania i organizacji Urzędu,
4) opracowywanie projektów zarządzeń Wójta Gminy w sprawach dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu,
5) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do urzędu, koordynacja i nadzór nad ich załatwianiem,
6) prowadzenie rejestrów zarządzeń i decyzji oraz pełnomocnictw i upoważnień wydawanych przez Wójta Gminy,
7) realizacja przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, a w szczególności nadzorowanie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej,
8) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych i nadzorowanie nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na ewentualne zalecenia pokontrolne,
3. W zakresie spraw kadrowych:
1) realizacja zadań związanych z naborem pracowników do Urzędu w tym między innymi:
a) prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów o prace interwencyjne i roboty publiczne, zatrudnianiem absolwentów, organizacją staży absolwenckich, współpraca w tym zakresie z Powiatowym Urzędem Pracy,
b) przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dotyczących naboru na wolne stanowiska urzędnicze, zwrot oryginałów dokumentów załączonych do wniosku o przyjęcie do pracy, fizyczna likwidacja odpisów i kserokopii dokumentów złożonych przez kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni w wyniku ogłoszenia naboru,
2) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownikowi urzędu, w szczególności:
a) przygotowywanie umów o pracę, pism zmieniających warunki pracy i płacy,
b) organizowanie szkoleń i organizowanie badań lekarskich pracowników,
c) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
d) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych pracowników oraz prowadzenie ewidencji ich wykorzystania
e) zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej urzędu jako pracodawcy,
f) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
g) ewidencja czasu pracy pracowników,
h) wydanie pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu,
i) kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,
3) kontrola dyscypliny pracy,
4) nadzorowanie prowadzenie rejestru delegacji, ewidencji nieobecności w godzinach pracy, ewidencji zwolnień lekarskich,
5) organizowanie i prowadzenie dokumentacji dotyczących dyżurów wprowadzonych w Urzędzie,
6) sporządzanie umów o ryczałty samochodowe dla pracowników Urzędu, potwierdzanie danych zawartych w oświadczeniach o korzystaniu z samochodu na podstawie listy obecności,
7) prowadzenie spraw związanych z organizacją praktyk zawodowych,
8) przygotowywanie i przekazywanie do archiwum akt pracowniczych byłych pracowników Urzędu,
9) przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dotyczących służby przygotowawczej pracowników Urzędu na stanowiskach urzędniczych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy na kierowniczych stanowiskach urzędniczych,
10) sporządzanie sprawozdań do urzędu statystycznego związanych z zatrudnieniem.
4. W zakresie prowadzenia spraw związanych z prowadzeniem archiwum zakładowego, a w szczególności:
1) prowadzenie ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym,
2) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
3) przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
4) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
6) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
7) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
8) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
5. W zakresie wykonywania zadań z wykonywanie zadań związanych z wyborami do Rady Gminy, Sejmu i Senatu RP, na Prezydenta RP, Parlamentu Europejskiego oraz jednostek pomocniczych gminy i innych organów stosownie do obowiązujących przepisów, a także zadań związanych z referendum (symbol OG), a w szczególności:
1) współpraca z delegaturą krajowego biura wyborczego,
2) wykonywanie czynności przewidzianych odrębnymi przepisami prawa w celu przeprowadzenia wyborów lub referendów.
6. W zakresie spraw związanych z obsługą Rady, Komisji Rady i organów sołectw (symbol RG):
1) kompletowanie materiałów na posiedzenia Rady i komisji, zawiadomienia, terminowe dostarczanie,
2) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
3) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji Rady i jej komisji,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
5) protokołowanie sesji, posiedzeń Komisji, zebrań i spotkań Rady,
6) prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz komisji Rady,
7) kompletowanie i przesyłanie uchwał Rady zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
8) przekazywanie uchwał Rady Gminy, wniosków komisji Rady do wszystkich komórek organizacyjnych urzędu, jednostek organizacyjnych gminy i innych zainteresowanych podmiotów,
9) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy gminy,
10) prowadzenie ewidencji interpelacji, wniosków i zapytań radnych oraz ewidencji wniosków komisji Rady,
11) prowadzenie spraw związanych z działalnością sołtysów i Rad Sołeckich, w tym:
a) organizowanie wyborów sołtysów i Rad Sołeckich,
b) pomoc w obsłudze administracyjnej bieżącej działalności organów sołectw,
c) kompletowanie dokumentacji organów jednostek pomocniczych, kierowanie obiegiem uchwał i wniosków z tych jednostek.
7. W zakresie prowadzenia spraw ewidencji ludności (symbol SO):
1) prowadzenie rejestru mieszkańców w systemie informatycznym
a) zbiorów danych stałych mieszkańców,
b) zbiorów danych byłych mieszkańców,
c) zbiorów danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące,
2) prowadzenie rejestrów:
a) poświadczenia życia i utrzymania,
b) wydanych poświadczeń zameldowania,
c) pobytów cudzoziemców,
3) dokonywanie przemeldowań, zameldowań oraz wymeldowań na podstawie zgłoszeń meldunkowych,
4) dokonywanie wymeldowań, zameldowań w trybie administracyjnym,
5) prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowania i wymeldowania oraz przygotowywanie w tej sprawie decyzji i postanowień,
6) kontrole meldunkowe w ramach prowadzonych postępowań,
7) sporządzanie wymaganych ustawowo wykazów, oraz sporządzanie wykazu 6-latków oraz informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży do lat 18 dla potrzeb dyrektorów szkół,
8) udostępnianie danych z rejestru mieszkańców,
9) sporządzanie rocznej statystyki pobytów czasowych dla celów Głównego Urzędu Statystycznego.
8. W zakresie rejestru wyborców:
1) prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestru wyborców,
2) obsługa wyborów, referendum:
a) sporządzanie list wyborczych i ich aktualizacja,
b) wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
c) powiadamianie urzędów o osobach dopisanych do rejestru wyborców i list wyborczych,
3) przekazywanie Państwowej Komisji Wyborczej oraz Wojewódzkiemu Komisarzowi Wyborczemu, za pośrednictwem właściwej delegatury Krajowego Biura Wyborczego okresowej informacji o liczbie wyborców objętych rejestrem wyborczym.
9. W zakresie dowodów osobistych:
1) przyjmowanie i weryfikacja wniosków o wydanie dowodu osobistego,
2) wprowadzanie wniosków dowodów osobistych do rejestru,
4) wydawanie dowodów osobistych,
5) przyjmowanie zgłoszeń o utracie dowodu osobistego oraz wydawanie w tej sprawie stosownych zaświadczeń i zawiadomień,
6) prowadzenie i aktualizacja zbioru wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,
7) prowadzenie postępowań administracyjnych oraz przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie dowodów osobistych,
8) udostępnianie danych ze zbioru wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,
9) prowadzenie archiwum kopert osobowych dotyczących wydanych dowodów osobistych oraz udostępnianie danych w tym zakresie,
10) tworzenie zleceń o uzupełnienie danych osobowych w aplikacji Rejestru Systemów Państwowych,
11) pobieranie rekordów do aktualizacji rejestru mieszkańców ze zbioru PESEL,
12) usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL.
10. W zakresie zarządzania oświatą: (symbol OG)
1) kontrola spełniania obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat,
2) współpraca ze związkami zawodowymi działającymi w oświacie,
3) sprawozdawczości oświatowej;
4) organizowanie awansu stopnia zawodowego nauczycieli,
5) przedstawianie do analizy i zatwierdzania arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych,
6) prowadzenie spraw z zakresu przyznawania stypendium szkolnego na podstawie ustawy prawo oświatowe,
7) przygotowywanie decyzji pracodawcom na dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników w związku z ustawą prawo oświatowe,
9) organizowanie dowozu dzieci do szkół, w tym zawieranie umów o indywidualny dowóz uczniów,
10) prowadzenie działań na rzecz pomocy dla dzieci niepełnosprawnych,
11) dokonywanie analizy dotyczących tworzenia, przekształcania i utrzymania przedszkoli, i szkół podstawowych,
12) przygotowywanie informacji o stanie realizacji zadań oświatowych Gminy za poprzedni rok, w tym informacja o wynikach sprawdzianów i egzaminów w podległych szkołach,
13) sporządzanie zestawień zbiorczych, sprawozdań statystycznych i opisowych,
14) współpraca z Kuratorium Oświaty.